Мы разобрали структуру проекта и важные блоки проектной документации.

Разберем важные мероприятия, которые могут возникать на этапе планирования и в самом начале этапа реализации.

Первое из них - установочное совещание с командой.

Для начала вспомним из первых тем, какие роли бывают в проекте и что за роль у команды проекта.

Команда проекта возникает тогда, когда принято решение по проекту, то есть после завершения этапа Обоснования.

С другой стороны уже на этапе Идеи или Обоснования участники будущей команды могут быть вовлечены в проект, как эксперты, которые дают оценки длительности, проверяют ИСР, обсуждают продукт проекта. Но пока не принято решения о запуске проекта на основе данных Обоснования, это - единичные специалисты.

Как превратить разных специалистов в команду проекта? Именно это является задачей установочного совещания.

На установочном совещании Руководитель проекта кратко рассказывает про проект (здесь вам пригодится и Идея и Обоснование), представляет участников команды и их зоны ответственности, акцентирует внимание на возможных сложностях, рисках и неопределенностях, мотивирует команду на реализацию проекта в рамках достижения общих целей.

Подробная информация о проекте как правило, предоставляется участникам команды ДО установочного совещания, например, за сутки. Чтобы у каждого участника было время погрузиться в проект, сформулировать свои впросы , предложения и замечания до установочного совещания.

И помните, что совещание предполагает обратную связь - разбор вопросов и предложений.

В рамках мотивации важно обозначить общие, объединющие всех цели команды при реализации проекта. Например, "освоение новой технологии", "решение сложного, давно актуального вопроса", "новый вызов рынку и себе" и т.п.

Как проводить УС?

Можно использовать форму, удобную и принятую в вашем контексте. Рекомендуем подготовиться к УС и провести его в формате краткой презентации (до 5-10 слайдов), которая поможет придерживаться структуры и тайминга. После презентации - открытая дискуссия.

Важное замечание - стараться проводить УС не дольше 1 часа. Как правило, если начинаются сложные вопросы, они выносятся на отдельные совещания узкого круга.

По итогам УС заполняется протокол.

Структура протокола

1. Присутствовали: (список фио / роли)

2. Идея проекта озвучена

3. Роли каждого участника обозначены

4. Способы коммуникаций определены

5. Вопросы и предложения (проект, оргвопросы) (список)

6. Принятые изменения по проекту (список)

7. Принципы оценки РП и команды

8. Личные выводы РП о команде, мотивации, готовности, о проекте.

Почему важно общаться с командой планомерно и структурно?

В нашу КСУП интегрированы инструменты обратной связи Руководителя проекта и команды. Но даже если их нет, отсутствие у участника команды информации о проекте и возможности обсудить свои замечания или предложения серезно влияет на мотивацию внутри команды.

Пример - наши оценки руководителя проекта командой.

Пример протокола УС. Проект "Создание мобильной версии сайта Good Line"

Дата проведения: 07-11-2016 

Присутствовали: Сомова Анастасия, Власов Илья, Гурова Юлия, Краснов Степан, Боруткин Владимир, Криворучко Иван

Типовая повестка проведения установочного совещания РП с командой проекта.

1. Создание мобильной версии сайта goodline.info - данный проект обусловлен реалиями нашего времени. Все мы знаем, как глубоко проникли в нашу жизнь смартфоны, в том числе как альтернатива ПК.

На сегодняшний день по данным Google проникновение моб. интернета достигло 70% и эта цифра растет. Порядка 12 000 чел заходят на наш сайт ежемесячно с моб. устройств и оставляют ок. 150 заявок. Причем, конверсия выполненных заявок с моб. устройств выше, чем с ПК. Это говорит о том, что люди точно знают, зачем пришли - купить наши услуги. Наша задача сделать эти цифры больше. А для этого мы должны сделать удобный, красивый, понятный сайт. прежде всего, как канал продаж.

Заказчик - Осипов Дмитрий.

Куратор - Чухров Денис.

Состав команды:

РП - Сомова Анастасия.

Краснов Степан - дизайн.

Власов Илья - написание текстов.

Гурова Юлия - редактирование текстов.

Рогова Ксения - обучение фронтов.

Жаворонкова Евгения - продвижение на внешних ресурсах (соц.сети).

Носкова Елена - продвижение на внутренних ресурсах (основной сайт, е-майл рассылка АКБ).

Боруткин Владимир (не относится официально к команде проекта, т.к. находится со стороны подрядчика Атвинты, но играет важную роль в коммуникациях) - проект-менеджер Атвинты.

Велико то, что мы делаем. Мобильная версия сайта Good Line - это лицо нашей компании, важно чтобы оно отражало имидж современного провайдера, лидера в своей отрасли. То, какой продукт мы создадим - так мы будем выглядеть в глазах наших настоящих и будущих абонентов.

2. Цель - Упростить процесс оставления заявок в он-лайн путем разработки и запуска мобильной версии сайта

Результаты -

1. Увеличение числа заявок с мобильных устройств на 20% через 3 месяца после запуска приложения

2. Имидж современного провайдера

Продукт - удобный для моб устройств сайт, мы не копируем информацию с ПК-версии, мы создаем новый удобный продукт, в котором нет "воды", он содержит самое главное.

Стратегический план.

Атвинта сделала прототипы, которые успешно согласовал Заказчик.

На их основе Степа рисует макеты страниц, а Илья пишет тексты. После чего Юля их редактирует и передаем Атвинте для верстки.

Процесс происходит непрерывно, постранично.

Затем Атвинта проводит внутр. тестирование, если все отлично, переносит сайт с тестового сервера на рабочий. Также Атвинта создает краткую инструкцию по пользованию мв.

После этого Ксюша доводит информацию до руководителей фронтов о функционале мв.

А Лена и Женя информируют пользователей в онлайн.

Вехи:

• Готовы прототипы.
• Дизайн, тексты, редакция всех страниц - 16 ноября.
• Сайт сверстан и перенесен на раб.сервер goodline.info - 25 ноября.
• Обучены фронты, запущены новости в соц.сетях, разосланы письма АКБ - 8 декабря (финал проекта!)

Границы:

Через 1 месяц после сдачи продукта мв подрядчиком и запуска в широкое пользование утверждаем, что процесс оставления заявки на сайте стал проще и удобнее.

Взаимодействие - чат в Телеграм, со мной лично. Благо, мы все сейчас в шаговой доступности др от друга

3. Премиальный фонд.

Небольшой - 2 597 руб.

Это обусловлено тем, что большинство участников проекта работает в одной службе, а большую часть работ выполняет подрядчик в лице Атвинты.

Но, несмотря на это, я хочу подчеркнуть важность того, что мы делаем. Ведь мы оставляем след в истории нашей компании. Так давайте сделаем так, чтобы этот след был достойным. Спасибо.

ДЗ:

1. Подготовить презентацию (до 5-10 слайдов) для установочного совещания по вашему проекту с командой. Выложить ее в вашу папку с домашними заданиями.
2. По возможности, провести УС. Составить протокол, оценить готовность команды, ее мотивацию, выводы.