Смета проекта отвечает на вопрос - во сколько нам обойдется проект?

Она и есть тот самый "бюджет" проекта - одно из трех ключевых органичений проектного треугольника.

С чем не нужно путать смету проекта:

1. Смета – не коммерческое предложение! Она НЕ отвечает на вопрос - за сколько мы продадим проект заказчику.

2. Смета – не бизнес-план! Она НЕ отвечает на вопрос - сколько мы заработаем на проекте.

Какие задачи выполняет смета проекта:

1. Оценка внутренних затрат для принятия решения о реализации проекта.
2. Поиск альтернативных способов реализации. Если затраты по смете высокие, нам необходимо пересмотреть предыдущие компоненты проекта - стратегический план, или продукт проекта и найти менее затратные способы достижения цели.
3. Оценка эффективности внутренних процессов. Если сметы похожих проектов, при прочих равных условиях, со временем показывают более низкие затраты, это показывает, что мы научились оптимизировать какие-то процессы реализации или использовать прошлые наработки. Если смета не меняется или растет, это может быть показателем неэффективных внутренних процессов.
4. Основа для формирования внешней цены для заказчика. Мы можем формировать внешнюю цену, с учетом нашей ожидаемой прибыли только после того, как будем понимать свои затраты.
5. Основа для последующей оценки успешности проекта. Если нам удалось уложиться фактически в смету, сроки, и создать требуемый продукт, то наш проект - успешный.

Категории статей расхода.

1. Материальные ресурсы – то, с помощью чего мы будем реализовывать проект: мебель, инструменты, или то, что мы покупаем у поставщиков, чтобы продать покупателям (Заказчику, пользователям): интернет.
2. Услуги, которые мы будем приобретать у поставщиков: аренда, лицензии, консалтинг, разработка ПО.
3. ФОТ (Фонд оплаты труда) – зарплата участникам команды + налоги.
4. Премиальный фонд.
5. Прочие (организационные) расходы.

Включаем в трудозатраты для сметы:

1. Время на реализацию
2. Время на коммуникации в разумных пределах (мозговые штурмы, презентации заказчику)
3. Время на внедрение (тестирование, инструктаж/создание инструкций, обучение Заказчика)
4. Время дополнительных специалистов (не участников проектной команды) – юристов, консультантов.
5. Необходимый резерв (5-10%)

НЕ включаем:

1. Текущие совещания, планерки, обсуждения.
2. Обучение сотрудников необходимым технологиям (!)
3. Профессиональные конференции, чтение книг
4. Время на стандартные функциональные процессы (расчет зарплаты, труд уборщиц и т.п.)

Правила хорошей сметы:

1. Понятная структура затрат – по категориям, по статьям.
2. Большие блоки – декомпозируем по компонентам продукта (используем ИСР). Важно расшифровывать статьи расхода с наибольшей стоимостью.
3. Все цены – подтвержденные (ссылки, прайсы, отдел расчета зарплат)
4. Учтено важное (в т.ч. резерв), нет лишнего.
5. Выделены регулярные расходы – лицензии, аренда и т.п. (стоимость последующего владения).

И наоборот - правила плохой сметы:

1. Крупные статьи затрат без расшифровки.
2. Слишком много деталей с маленькой стоимостью, размывающих общую картину.
3. Неподтвержденные цены
4. Не указаны регулярные расходы (стоимость владения)

В следующем примере приведен анализ сметы после завершения проекта. Это именно тот случай, когда на основании отклонений сметы мы производим оценку проекта.

В данном случае, несмотря на превышение бюджета примерно на 15%, проект был завершен успешно, т.к. превышения были аргументированы и решения по ним принимались в процессе ЖЦ проекта, с участием проектного комитета.

Проект открытия телеканала

ДЗ

Создайте структуру вашей сметы на основании укрупненного плана. Разместите ее в вашем документе обоснования.

Вы можете отражать или не отражать реальные цифры сметы вашего проекта. Нам важно проверить структуру сметы.